Microsoft SharePoint: Alles voor efficiënt documentbeheer en samenwerking

Microsoft SharePoint is een van de meest veelzijdige clouddiensten die speciaal is ontworpen voor teams die efficiënt willen samenwerken. Het gaat verder dan standaard cloudopslag: SharePoint combineert geavanceerd documentbeheer met slimme tools voor samenwerking, procesautomatisering en interne communicatie. Dankzij functies zoals versiebeheer, gedeelde werkruimtes en beveiligde toegang is het dé oplossing voor organisaties die hun workflows willen optimaliseren en productiviteit willen verhogen. Maar wat maakt SharePoint verder zo bijzonder? In dit artikel ontdek je de kracht van SharePoint en hoe je het kunt inzetten in jouw organisatie.

Wat is Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint is een cloudgebaseerde dienst voor documentbeheer en samenwerking die organisaties in staat stelt om informatie veilig op te slaan, te delen en er gezamenlijk aan te werken. Het werd oorspronkelijk gelanceerd in 2001 en is inmiddels uitgegroeid tot een krachtig platform. Met SharePoint kunnen bedrijven en teams efficiënter werken door bestanden in de cloud op te slaan en te synchroniseren via OneDrive. Hierdoor zijn bestanden ook offline beschikbaar en kun je lokaal werken op je computer.

Behalve documentbeheer biedt SharePoint mogelijkheden voor het opzetten van intranetten, het beheren van projecten en het automatiseren van repetitieve taken. Dankzij de integratie met Microsoft 365 en tools zoals Power Automate is het een onmisbare dienst voor bedrijven die hun werkprocessen willen moderniseren.

De belangrijkste voordelen van Microsoft SharePoint

1. Documentbeheer en opslag
   Met SharePoint kun je documenten veilig opslaan en beheren. Versiebeheer maakt het gemakkelijk om eerdere versies van een bestand te bekijken en herstellen. Bovendien kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken.
2. Samenwerkingstools
   Teamsites in SharePoint bieden een centrale plek waar teams samen kunnen werken aan documenten, takenlijsten en projectplanningen. Deze sites kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van jouw organisatie.
3. Integratie met Microsoft 365
   SharePoint integreert naadloos met andere Office-apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Teams. Hierdoor wordt het gemakkelijk om workflows te stroomlijnen en gegevens te delen tussen verschillende programma’s.
4. Intranet en communicatie
   Veel organisaties gebruiken SharePoint als intranet om interne communicatie te verbeteren. Het biedt mogelijkheden om nieuws, aankondigingen en belangrijke bedrijfsinformatie te delen.
5. Automatisering met Power Automate
   SharePoint ondersteunt Power Automate, een tool waarmee je repetitieve taken en workflows kunt automatiseren, zoals het goedkeuren van documenten of het versturen van meldingen.
6. Beveiliging en compliance
   Met SharePoint kun je de toegang tot gevoelige documenten regelen door rechten toe te kennen op basis van gebruikersrollen. Het platform voldoet aan strenge beveiligingsstandaarden en biedt uitgebreide tools voor gegevensbescherming.

Wat zijn de limieten van SharePoint?

Hoewel SharePoint zeer krachtig is, zijn er enkele limieten waar je rekening mee moet houden. Elke SharePoint-site heeft een standaardopslaglimiet van 1 TB plus 10 GB per gebruiker. Als deze opslag vol is, kun je extra opslagruimte aanschaffen via je Microsoft 365-abonnement. Het is belangrijk om dit goed te plannen om te voorkomen dat je tegen beperkingen aanloopt. Daarnaast biedt SharePoint geen onbeperkte opslag, wat betekent dat het belangrijk is om bestanden regelmatig te beheren en op te schonen.

In welke pakketten is SharePoint beschikbaar?

Microsoft SharePoint maakt deel uit van verschillende Microsoft 365 abonnementen. Hieronder hebben wij een overzicht gemaakt van de pakketten die wij aanbieden waarin SharePoint is opgenomen:

• Microsoft 365 Business Basic: dit pakket is perfect voor Kleine bedrijven die voornamelijk behoefte hebben aan de basisfunctionaliteiten voor samenwerking. Het pakket biedt webversies van Office-apps, 1 TB cloudopslag via OneDrive, Teams voor communicatie, Exchange voor e-mail en SharePoint voor documentbeheer. Het bevat geen desktopversies van de Office-apps.
• Microsoft 365 Business Standard: dit pakket is geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die willen profiteren van de volledige Office-apps, zowel online als op hun computer. Dit pakket bevat alles uit Business Basic, plus desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook, evenals geavanceerde Teams-functionaliteiten en extra OneDrive-opslag voor documenten en bestanden.
• Microsoft 365 Business Premium: is de licentievorm die door iedere kleine organisatie die gebruik maakt van Sharepoint gebruikt zou moeten worden. De Premium-variant biedt namelijk conditional access waarmee bestanden (op Sharepoint en elders in de Microsoft-cloud) enkel benaderd kunnen worden via een geregistreerd apparaat. Deze extra beveiliging is essentieel om te zorgen dat bedrijfsinformatie nooit in verkeerde handen terecht komt.

Conclusie

Microsoft SharePoint is een krachtig platform dat bedrijven helpt om efficiënter te werken door documentbeheer, samenwerking en bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Of je nu een klein team hebt of een groot bedrijf runt, SharePoint biedt de flexibiliteit en functionaliteit die je nodig hebt.

Je kunt Microsoft SharePoint kopen in een van de Microsoft Business pakketten die wij aanbieden. Naast een pakket die past bij jouw behoeften, biedt Licentie2GO ook allerlei voordelen zoals 100% legitieme software, zeven dagen per week ondersteuning en instructies op maat. Ben je benieuwd naar alle voordelen die Licentie2GO jou biedt? Bekijk dan jouw 10-sterren ervaring.